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2022外贸业务员如何写好外贸开发信

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如何写好外贸开发信

 

通常外贸开发信在内容合适和发送方法都合适的前提下,约有3%的客户会回复。

  • 如果低于3%,但高于1%,证明开发信入门了,改进改进可以继续做。
  • 如果低于1%,请停止你目前的做法,提升一下开发信技术。

开发信是上手简单,也不需要学习一大堆的IT技能,但需要执行力。不管是在持续地收集目标客户的过程中,还是重复地客户发开发信的过程上,都要每天坚持,但是回复率低,很多人没有坚持,没有得到回报。

如何写好开发信,提高回复率,关键是围绕三个问题,分别是“发给谁who”、“发什么what”以及“怎么发how”。

一 必须做好调查

1、先了解客户:

发开发信之前,我们都是需要将客户的背景调查清楚,比如网站、社交信息(是否有Facebook,twitter, LinkedIn等) 大家一定要利用好自己知道的信息,比如邮件去查FB跟Linkedin以及Skype, 电话去查WhatsApp跟Viber等。 如果有的话,要在开发信中说(I have sent you message on XXX, please kindly check) 两种方法一起用。邮件跟即时聊天工具并行

认真做功课,调研客户的需求在什么地方,抓住客户的注意力。 认真调研客户的需求,

调查客户网站:

1)、公司性质:从网站,你也基本可以判断客户公司的性质,是批发商,大小零售商,还是网店;基本的规模你也会心中有数,如有的客户给出团队的照片。

2)、产品大致定位:客户多数会把自己的产品放在网站上。你可以对比一下,哪些产品跟你的比较接近,通过产品你就可以迅速判断这个客户的产品类别和目标定位是否是你的目标客户。如果是,进一步调研,哪些产品他销售得比较好。欧美有的客户都在网上售货,你都可以看到价格,做到心中有数。

3)、用户反馈信息:有的大零售商在网上的销售,都有客户评论栏目,销售仔细阅读跟自己产品相关的评论,就知道目前该客户的供应商存在什么潜在问题,以及产品从哪个角度着手会更能打动客户。如果你在开发信中抓住重点把这些细节都提供出来,这么认真专业的精神,哪个客户不喜欢?

4)查找相关分析报告:

如果客户规模比较大,上市公司,他们会出年报。这个年报你仔细研究一下,基本上就对客户当前的经营状况,遇到哪些挑战,如何在解决这些挑战,也就是他公司的政策,都心中有数。知道他的政策,你就知道他们关注什么了。

2、深入了解行业的动态,

网上搜一下相关的Market Report,有免费的,有收费的,但你把免费的executive summary读一下,就会知道这个行业的大致增长,产品分布,渠道结构等。对于全行业有个较好的把握,对于你和客户的交谈会很有帮助。当你跟客户谈的时候,用到一些 Business Jagon(行话),你会迅速得到认可。赢得一个人亲近的最好的方式是什么?就是和他相似,语言,举止……这叫意气相投。

3、清楚自己公司相对于竞争对手的优势和劣势。

1)、登陆竞争对手的网站,获取有价值的信息

登录网站后,可观察他们对产品采用的关键词;可关注他们对产品的描述;继而对自己的产品描述和卖点做更加突出的、吸引人的介绍。更重要的是,要从竞争对手网站里找到一些他们产品的缺点或劣势,在和老外谈判时,可以放大这些缺点,突出我们在这方面的优势。

2)、海关数据监控竞争对手一举一动,找准机会挖墙脚

通过海关数据,不仅能找到国外采购商;还可以监控到竞争对手每一笔单子的进出口详情,如:他在和哪些采购商做生意、他的出口价格是多少、他的出口周期是多久…..;掌握了这些,我们就能找准时机,挖走他的客户。

 

4、如果对于自己的优势也不够清楚,所以邮件就只能停留在我们是做什么的,我们能够给你最好的价格最好的质量这个水平。并不能把自己公司同竞争对手区分开来。比如,如果我们是最大的,而且目前开发的这个客户规模很大,每个月要交10个货柜。你就可以说“We are the only factory in China that is able to produce 20 containers monthly, so you can totally rely on us for safe in-time delivery.

 

二、外贸开发信的标题要能充分抓住阅读者的眼球

客户看到你的标题,如果不感兴趣,随手就删除了,或者移动到垃圾邮箱里了,今后你的邮件就直接进到垃圾箱了

开发信的标题当然是要个性化,并且引起客户注意 (毕竟收件箱每天都有几十封邮件)个性化意思是要求我们在标题里就称呼客户的姓名,而不是千篇一律的群发。实在找不到,也最好写Dear Sir / Madam。

标题要有足够的新引力。因为,对于一封外贸开发信而言,一个好的标题直接决定着这个对方客户会不会选择去打开你发来的邮件。毕竟,对方客户每天收到的邮件千千万,这些邮件标题千篇一律的也比比皆是,如果你发送的外贸开发信标题也是这万千普通类型中的一员,他又何必要浪费时间单单打开你的邮件来阅读呢。

 

三、 切勿内容空洞,要充分体现公司优势:

客户看到你的标题,感兴趣,打开阅读了,但对于邮件内容不感兴趣。随手删除了

邮件里至少要用最精炼的语言提到自己公司或产品的优势,价格优势、技术先进、设计新颖、生产周期短等等。总之就是把你和其他供应商区别开来的东西写出来。紧紧抓住客户的需求,用简练的语言概述出自己的优势,如何能满足客户的这个需求,并有适度的论据。

无论任何形式的开发信,不要把推销意图表现得太明显,因为推销意图太明显的开发信,客户收取邮件时自动转到垃圾箱。另外会让让反感生厌,因为基本每个人的心理都会排斥生的,生硬的推销,老外也不例外。

更加人性化:如果在邮件中存在需要提醒客户重点注意的事项,要以加粗、大写或特殊颜色的方式来做出标识。这样的方式很是行之有效,会让客户觉得你的邮件是有重点的,节约了客户的时间,让客户感受到了你人性化的一面,从而加深对你公司的印象。

内容尽量体现:

利他:客户为什么要选择和我们合作,我们能够给客户带来什么利益?

简洁明了的将自己公司是干什么的、优势有哪些以及使用效果陈述一下,这也是外贸开发信中最关键、最主要的内容。我们发外贸开发信既然是寻求合作的,那么客户最关心的产品服务等基础信息肯定是必不可少的。

实证:客户凭什么愿意进一步了解相信我们,我们的论据是什么?

简洁明了的将自己公司是干什么的、优势有哪些以及使用效果陈述一下,这也是外贸开发信中最关键、最主要的内容。我们发外贸开发信既然是寻求合作的,那么客户最关心的产品服务等基础信息肯定是必不可少的

作者:贸易大数据
链接:https://xueqiu.com/8121019554/209319941
来源:雪球
著作权归作者所有。商业转载请联系作者获得授权,非商业转载请注明出处。
风险提示:本文所提到的观点仅代表个人的意见,所涉及标的不作推荐,据此买卖,风险自负。

在自己的开发信中适当列出一些具有代表性的或者典型性优势的正在合作的客户公司。其实,这样的目的主要有以下两点:一是让对方客户觉得你们有一定的发展资本,而不是什么三无的小公司;二是可以让他们透过这些正在快速发展中的合作公司而嗅到己方公司的优势和能力,从而从心里会生出与我们公司进行合作的打算。

 

四、外贸开发信要注重格式

1、采用统一的信纸:在给客户写邮件时,最好采用公司的官方信纸,也就是印有公司logo的信纸。不要从网上去下载信纸,网上的信纸往往不适合商务使用,只会给客户留下不专业的印象。

2、格式要整齐:发给客户的所有邮件应采用统一的格式,不要前后两封邮件格式不一。邮件的格式包括了字体、字号、对齐方式等等,一般的商务信函中的中文字采用宋体,字号一般来说设置为10-12号之间较好。另外,对齐方式一般采用首行缩进、其他行左对齐的格式。

3、需提醒客户注意的地方要醒目标示:如果在邮件中存在需要提醒客户重点注意的事项,要以加粗、大写或特殊颜色的方式来做出标识。这样的方式很是行之有效,会让客户觉得你的邮件是有重点的,节约了客户的时间,让客户感受到了你人性化的一面,从而加深对你公司的印象。

4、拼写无误:拼写错误是一个低级错误,尽量不要犯。每次写完邮件后,都要认真仔细地检查一遍。现在有不少的拼写检查工具,利用它来检查更节省时间。相信你的客户中一定有很多非常在意拼写错误的人,所以不要抱有侥幸心理,否则只会败在这种细节问题上。

 

2022年5月21日 21:13
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    1. 马来西亚航空 MH376 吉隆坡-广州 每周一 09:20-13:25
    (1月3/10/17/24/31日均可订,1月底低至7.5K!)
    (11月29日、12月6/13/20/27日可订,行李20kg 余位少!
    2. 厦航 MF848 吉隆坡-厦门 周五每3周1趟 15:15-19:30
    (12月可申请经济舱)
    3. 南航 CZ350 吉隆坡-广州 周五每3周1趟 15:45-20:00
    (1月21日可申请经济舱)
    4. 东航FM886 吉隆坡-上海 周日每3周1趟 16:10-22:05
    (有需要可申请)

     

    • 韩国F4(在外同胞)签证

      韩国政府为这些非韩国籍同胞开放了“在外同胞签证”即F-4签证。F-4签证全称是外国国籍同胞国内住所申告证,是适用于非韩国国籍同胞在国内长期停留签证。F-4签证有效期为5年,停留期为2年,根据签发对象不同又可分为12类细类签证

      523 ¥ 0.00
    • 韩国探亲签证

      受理范围:亲属访问及参加婚礼等邀请直系亲属(C-3-1)  签发对象:受韩国亲属邀请的短期访问者。申请人居住地在江浙沪皖

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    • 韩国留学签证

      可办理江浙沪安徽地区工作的韩国留学签证,疫情期15个工作日

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    • 朝鲜族韩国C38签证

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    • 韩国旅游签证办理

      江浙沪安徽工作的韩国旅游签证 6-7个工作日

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      签证类别:C-3-4,C-4 ,居住地:江浙沪皖地区,疫情期15个工作日
      (赴韩国调试机器需办理C-4类别)

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